Configuracion permisos sharepoint

Configuracion permisos sharepoint

Configuración permisos sharepoint

Importante: El sitio por defecto de Sharepoint Online de una empresa (tenant) se crea automáticamente (no hay que crearlo). Se puede ingresar a la aplicación web de Sharepoint desde el usuario administrador y en la barra de navegación del navegador web recortar la ruta hasta donde dice *.sharepoint.com, y nos llevará directamente al sitio por defecto.

  1. Configurar el sitio para que solo el administrador pueda compartir las carpetas y administrar los permisos de forma segura:
      

  2. Configurar el sitio para que solo ciertas personas o grupos puedan ingresar al mismo (posteriormente se indicará cuales carpetas o documentos puede ver cada persona o grupo)

      

  3. [Deseable] Configurar el sitio para que no puedan compartirse los archivos a personas externas a la empresa (desde la pantalla de administrador de Sharepoint en Microsoft 365):

     

  4. [Deseable] Configurar Sharepoint para que los usuarios no puedan crear sitios propios (desde la pantalla de administrador de Sharepoint en Microsoft 365):
     

  5. Configurar la biblioteca (“Documentos”) raíz dentro del sitio para que no herede las características del sitio (eliminar permisos exclusivos), así funcionarían sus permisos de forma independiente. Al final si seleccionamos “Administrar Primario” iríamos a los permisos del sitio en vez de los de la carpeta de documentos.

     


  6. En la misma pantalla de permisos de biblioteca (ubicación raíz de documentos) quitarle el permiso a todos los grupos por defecto y dando como único permiso el control total del administrador:


  7. En la misma pantalla de permisos de Biblioteca dar permisos de Colaboración o Edición (sin acceso completo a las listas) a los grupos (o usuarios) que deseamos que puedan ver la biblioteca de documentos:




  8. Dentro de la ubicación raíz de “Documentos” creamos o cargamos desde local las carpetas y subcarpetas que deseamos compartir (en el siguiente paso veremos cómo quitar de la mismas la herencia de permisos si es necesario y dar solo acceso a los usuarios deseados). Se pueden subir archivos masivamente igualmente usando la herramienta Sharepoint Migration Tool (SPMT)


  9. Toda carpeta y subcarpeta creada o cargada por defecto hereda los mismos permisos del nivel superior. Si para una carpeta o subcarpeta creada o cargada no deseamos que el acceso de los usuarios sea igual al del nivel superior, entonces debemos ingresar dentro de dicha carpeta a la opción de “Dejar de heredar permisos” e indicar qué usuario o grupos deseamos que accedan la misma. Estos permisos se heredarán a los niveles inferiores mientras no se haya deshabilitado en los mismos la opción de herencia de permisos.


     

    Importante: No tiene mucho sentido “Agregar permisos” para una carpeta a un usuario o grupo si la carpeta superior no tiene los mismos permisos, pues el usuario no podría navegar entre carpetas para llegar a dicha ruta. La excepción sería compartir un archivo o carpeta específico, pero habría que enviarle el link/vínculo de la carpeta o archivo para que acceda directamente sin navegar hasta el mismo.

    Y en este punto es donde agregamos los permisos específicos de cada carpeta tras quitar la herencia del nivel superior (en caso de que hubiese sido necesario):



  10. TAREAS ESPECIFICAS:
  11. Si deseamos saber si una carpeta tiene subcarpetas con permisos diferentes, nos paramos en los permisos de la misma y listamos los elementos (carpetas de nivel inferior) que no heredan los permisos de la misma:


  12. si deseamos restaurar un archivo eliminado en Sharepoint:


  13. Si un usuario tiene permiso para un sitio pero no lo puede ver al ingresar a Sharepoint (luego al ingresar por primera vez ya seguirá apareciendo al comienzo en la lista de “Sitios Frecuentes”):


    Nota: También se puede simplemente en la barra de navegación del navegador web recortar la ruta hasta donde dice *.sharepoint.com, y nos llevará directamente al sitio por defecto.
  14. Es posible que al intentar eliminar/agregar la herencia de una carpeta aparezca un mensaje indicando que se ha superado el umbral de vista de lista. Esto significa que la carpeta en cuestión tiene dentro de la misma más de 100 mil archivos, que es el límite oficial de elementos que establece Microsoft para poder modificar la herencia de una carpeta o lista (aunque puede solucionarse). Así se visualiza el error presentado:


    Para Solventarlo
    1. En caso tal que deseemos que la carpeta NO herede permisos, debemos crear un grupo con las personas que accederán a la carpeta, ya que a futuro solo es cuestión de modificar quienes pertenecen al grupo en vez de modificar los permisos de la carpeta agregando o quitando personas pues mostraría el mismo error.
    2. Crear aparte una nueva carpeta vacía en la misma ubicación de la carpeta que nos presente el error, y a la misma gestionarle la herencia deseada. En caso tal que deseemos que NO herede permisos, debemos darle acceso al grupo creado en el punto anterior.
    3. Ingresamos dentro de la carpeta inicial (la que muestra el mensaje de error) y seleccionamos todos los archivos y subcarpetas dentro de la misma y los movemos hacia la nueva carpeta creada (NO CERRAR la ventana del navegador hasta no asegurarse de la copia):

      Es posible que el sistema mueva solo la primera subcarpeta y las demás fallen por time-out, por lo que habría que intentar moverlas nuevamente:
    4. Finalmente, cuando todos los archivos estén copiados a la nueva carpeta (que ya tiene los permisos que deseamos), y comprobemos que la carpeta origen está vacía, procedemos a borrar la misma y cambiar el nombre de la nueva carpeta creada, de tal forma que conserve el mismo nombre de la carpeta original.

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